De 5S methode is ontwikkeld door Toyota en wordt met name toegepast in productieomgevingen, maar dat betekent niet dat het in andere branches niet gebruikt kan worden. De kern van 5S ligt in het tegen gaan van verspilling van tijd door het sorteren en structureren van je werkomgeving. De methode is daarom op ieder bedrijf toepasbaar – ook, en misschien wel vooral, in de IT.
Gemiddeld gezien verspillen medewerkers veel tijd per dag met zoeken naar informatie en spullen, laat staan als we die tijd voor alle medewerkers binnen jouw bedrijf zouden optellen. Het basisprincipe van 5S is dat je weg doet wat je niet nodig hebt en zaken die je vaak nodig hebt en gebruikt, houd je met 5S binnen handbereik.
De 5S methode baseert zich op vijf basisbegrippen:
In de Sorteer-fase ga je keuzes maken over wat je wel en niet nodig hebt en alleen datgene behouden wat noodzakelijk is. In bedrijven worden regelmatig grote hoeveelheden documenten behouden die niet meer nodig zijn. Denk aan vier verschillende versies van hetzelfde projectplan, waarvan alleen de laatste gebruikt mag worden. Ook niet langer gebruikte applicaties blijven draaien terwijl zij niks meer toevoegen en enkel ruimte in beslag nemen. Je kiest welke documenten, instructies, applicaties, enzovoorts je behoudt en welke weg kunnen.
Na het sorteren en opschonen van je (virtuele) omgeving ga je de te behouden documenten en applicaties een vaste plek geven, oftewel schikken. Wie kent het niet: je bent een document kwijt waarvan je dacht dat het in map A stond, maar daar staat het niet, vervolgens zoek je ook in map B, C en D en uiteindelijk blijkt het document nog ergens in je mail te staan. Als je een vaste plek hebt voor documenttypen sla je het daar op en nergens anders. Het scheelt je veel tijd als je weet waar je bepaalde dingen terug kan vinden.
Met schoonmaken wordt bedoeld dat je je werkomgeving netjes achterlaat. Na gebruik leg je spullen terug waar ze horen, op de vaste plek die je in de vorige stap hebt bepaald. Fijn detail: zo zal je nooit meer ‘rommel’ krijgen, omdat alle zaken altijd liggen waar ze horen. Dit kan bijvoorbeeld de testomgeving zijn, of een fysieke flexplek op kantoor.
Standaardiseren houdt in dat de acties uit voorgaande stappen een gewoonte worden. Je past de acties toe in je dagelijks leven. Dankzij een gestandaardiseerd systeem vallen zaken die er niet thuishoren of op een verkeerde plek staan direct op. Je houdt overzicht en omdat je minder tijd kwijt bent met dingen zoeken werk je efficiënter. Ook betekend standaardiseren dat binnen je team, iedereen deze stappen op dezelfde manier toepast en je daardoor makkelijker en effectiever met elkaar kan samenwerken.
Het belangrijkste uit 5S is het in stand houden van wat je in de vorige stappen hebt opgebouwd. Je zorgt voor het behoud en de continuïteit van de structuur en het overzicht. Je blijft de gestandaardiseerde acties volgen en houdt je aan gemaakte afspraken. Alleen dan bereik je het meest optimale resultaat met de 5S methode.
Wil je zo efficiënt mogelijk kunnen werken, ga dan samen met collega’s de vijf fases doorlopen zodat jullie samen tot een gestructureerde aanpak komen. Door elkaar aan te spreken op gedrag of handelingen die niet conform de afspraken zijn, borg je de continuïteit van je werkstructuur.
Meer weten over 5S? Ik vertel je er graag meer over.
